Eén planning-hub voor klanten, shifts en medewerkers.
Een schoonmaakorganisatie plande tientallen medewerkers over tientallen klanten via losse Excel-sheets en groepschats. We bouwden een centrale hub waarin admin, klanten en uitvoerders realtime op dezelfde planning werken.
Planning ging sneller via WhatsApp dan via het systeem, en elke week liep er iets mis.
Excel-planning was de waarheid
Verschillende versies circuleerden tussen kantoor en teamleiders. Wijzigingen raakten verloren.
Shifts werden vergeten of dubbel ingepland
Verlofperiodes en wijzigingen werden niet altijd doorgegeven. Klanten merkten het soms eerst.
Klantvragen vergden onderzoek
“Wie komt morgen?” of “Wie kwam vorige week?” betekende telefoneren en sheets doorzoeken.
Uren per week aan planning-werk
Coördinatie tussen klanten, medewerkers en facturatie kostte een veelvoud van de eigenlijke uitvoering.
Een gedeelde planning-hub waar elke shift één plek heeft.
We bouwden een centrale web-app met klantbeheer, medewerkersbeheer en een planning-kalender. Per klant zie je meteen wie wanneer komt, met volledige historiek en aankomende shifts.
Klantkalender per klant
Dag/week/maand view per klant met drag & drop. Lege slots openen direct een 'Add shift' dialoog voor die klant.
Medewerkersbeheer
Volledig medewerkersdossier met beschikbaarheid, vaardigheden en gekoppelde klanten.
Shifts & historiek
Aankomende shifts en een doorzoekbare historiek per klant, handig voor facturatie.
Verlof- en uitzonderingen
Vakantieperiodes en uitzonderingen worden visueel afgedekt in de kalender, geen dubbele planning meer.
Realtime sync
Wijzigingen door kantoor zijn meteen zichtbaar voor het team in het veld.
Klantdetailpagina
Eén klik op een klantnaam opent een volledige dossierpagina met tabs voor kalender, shifts en historiek.
In 3 fases live.
Mapping van de planning-flow
We brachten klant, medewerker, shift en verlofperiode in kaart en legden vast welk systeem de juiste gegevens bevat.
Build van klantmodule + kalender
Klantenlijst, klantdetailpagina, en de gedeelde planning-kalender met drag & drop en filters per klant of medewerker.
Migratie & adoptie
Migratie vanaf bestaande sheets, korte interne training en go-live. Excel-versies werden afgesloten in dezelfde week.
Meetbare impact, vanaf dag 1.
Bespaard op coördinatie en herwerk
Dubbele of vergeten shifts sinds go-live
Per klant: kalender, shifts én historiek
Team werkt in hetzelfde systeem
Plan jij ook nog met sheets, groepschats en losse berichten?
In een gratis sessie kijken we hoe jouw planning er op één plek kan staan, zonder je hele werkwijze om te gooien.